Report WRITING là gì

byBan Pháp Lấy Pháp •نوفمبر 04, 2021

0

Một số loại báo cáo và đặc tính
- Báo cáo trong môi trường doanh nghiệp cơ bản chia làm 2 loại : chính thức và không chính thức. Các hình thức của báo cáo không chính thức có thể kể đến như là memo hay letter. Các báo cáo không chính thức thường gồm phần thân và tiêu đề hoặc nhiều khi chỉ có phần thân. Trong khi đó, các báo cáo chính thức được viết trang trọng hơn, các thành phần báo cáo đầy đủ, được áp dụng các phong cách, khuôn mẫu để người dùng dễ dàng kiểm soát các thông tin
- Một số loại báo cáo không chính thức có thể kể đến như:
  - Báo cáo quá trình: Dùng để thông báo với người đọc về tình trạng của một dự án cụ thể
  - Báo cáo theo chu kỳ: Dùng để cung cấp cho người quản lý các thông tin được cập nhật sau mỗichu kỳ thời gian cụ thể
  - Báo cáo kỹ thuật
Các kỹ thuật cần có khi nghiên cứu:
- Nghiên cứu là một quá trình có tính hệ thống, bao gồm quy trình các bước tuần tự diễn ra. Để tiến hành một dự án nghiên cứu, người thực hiện nghiên cứu cần thực hiện các bước chính sau đây:
  1. Lên kế hoạch nghiên cứu
  2. Thu thập thông tin
  3. Phân tích thông tin
  4. Xác định giải pháp
  5. Viết báo cáo
- Lên kế hoạch nghiên cứu:
  Trước khi tiến hành bất cứ các cuộc nghiên cứu nào, người nghiên cứu cần phải lên kế hoạch nghiên cứu, trong đó xác định rõ vấn đề cần nghiên cứu là gì,đặt ra các giới hạn chodựán nghiên cứu( set boundaries ) , xác định và phân tích xem đối tượng nào sẽ theo dõi nghiên cứu ( audience ) và xác định các bước thực hiệnnghiên cứucần tuân theo.
  - - Xác định vấn đề cần nghiên cứu ( Statement of problem ):
      Vấn đề được nghiên cứu cần phải được xác định rõ ràng trước khi thực hiện. Trong trường hợp chưa rõ về vấn đề cần nghiên cứu, ngườinghiên cứucần phải tiến hành xem xét các hồ sơ cần thiết, nói chuyện với nhân viên, đọc các báo cáo tương tự, nói chuyện với nhà cung cấp, tiến hành các cuộc điều tra cần thiết để có thể làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. Dưới đây là một số ví dụ về vấn đề cần nghiên cứu:
      - Xác định phương tiện quảng cáo nàotốt nhất cho sản phẩm
      - Thiết kế một quy trình mới cho việc xử lý đơn hàng trực tuyến
      - Làm cách nào để nâng cao đạo đức nhân viên ?
    - Đặt ra các giới hạn cho dựán nghiên cứu( Setting the boundaries ):
      Mỗi cuộc nghiên cứu đều cần đặt ra các giới hạnnhấtđịnhđểtránh trường hợp dựán vượt quá tầm kiểm soát, trongđóđặc biệt quan trọng nhất là các giới hạnvề phạm vi ( scope ), thời gian ( time scheduling ) và chi phí ( cost)
      - Phạm vi ( Scope ):Một khi vấn đề nghiên cứu đã được xác định rõ ràng, người nghiên cứu cần xác định rõ dự án sẽ thực hiện nghiên cứu dựa trên các yếu tố ( factors ) nào của vấn đề bằng việc sử dụng các phương pháp như brainstorming,hay cluster diagram
        Brainstorming: Liệt kê các yếumuốn đưa vàophạm vi nghiên cứu của mình, không cần theo thứ tự . Nếu bạn làm nghiên cứu một mình thì có thể liệt kê một cách ngẫu nhiên, còn nếu làm theo nhóm thì sẽ có một thư ký ghi lại các ý tưởng của mọi người rồi cùng quay lại chỉnh sửa, loại bỏ, chọn lọc các ý tưởng sau.
        Cluster diagram: Với việc sử dụng cluster diagram, yếu tố chính được đặt ở vị trí trung tâm và bao xung quanh là các concept có liên quan đến yếu tốđó. Sau khi các ideas đã được liệt kê, chúng sẽ được xem xét lại một lần nữa để chỉnh sửa cho phù hợp , thêm bớt hay loại bỏ trùng lặp.
      - Lên lịch thời gian ( Time scheduling ):Không có cuộc nghiên cứu nào có thể kéo dài mãi, một cuộc nghiên cứu quá dài cũng thể gây lãng phí và tổn thất cho doanh nghiệp cũng như không bắt kịp được xu hướng thị trường. Việc lên kế hoạch thời gian cho việc nghiên cứu cần chỉ rõ các bước chính trong giai đoạn nghiên cứu và quá trình viết report, cũng như ngày hoàn thành dự kiến. Người nghiên cứu có thể sử dụng Gantt chart, một dạng biểu đồ khá hữu hiệu trong việc lên kế hoạch về thời gian cho việc nghiên cứu.
      - Chi phí ( Budget ) :
        Những cuộc nghiên cứu thường ngốn một khoản tiền không nhỏ của doanh nghiệp. Do đó, việc đặt ra giới hạn chi phí giúp việc nghiên cứu không vọt quá tầm kiểm soát về tiền bạc. Các chi phí vận chuyển, thời gian nghiên cứu của nhân viên, nguồn cung cấp ( supplies ) cần được thống kê chi tiết để có thể tính toán chi phí một cách chính xác nhất.
    - Xác định và phân tích rõ đối tượng theo dõi nghiên cứu ( the audience ) :
      Khi quá trình nghiên cứu kết thúc, người nghiên cứu sẽ cần thực hiện báo cáo về kết quả nghiên cứu, do đó, cần phải xác định rõ đối tượng nào sẽ là người đọc bản báo cáo này cũng như chịu trách nhiệm nghiệm thu dự án nghiên cứu. Thường báo cáo sẽ nhắm đến hai đối tượng là những người có kiến thức chuyên môn, hiểu được những kiến thức có trong nghiên cứu ( primary audience ) và những người khác có liên quan như nhà đầu tư, nhân viên,(secondary audience ) Do đó, khi nhắm đến những người có kiến thức chuyên môn, người làm báo cáo có thể sử dụng các ngôn từ chuyên ngành mà không cần giải thích. Tuy nhiên, nếu như báo cáo đồng thời nhắm đến cả những người không chuyên thì cần phải có bảng định nghĩa các khái niệm chuyên ngành giúp người đọc không bị bỡ ngỡ.
    - Quyết định quy trình nghiên cứu ( research procedures ):
      Các dự án nghiên cứu phức tạp cần có hệ thống quy trình cụ thể để giúp cho dự án nghiên cứu có thể hoàn thiện được mà không gặp rắc rối. Mặc dù mỗi dự án nghiên cứu đều có đặc thù riêng và yêu cầu những quy trình riêng, tuy nhiên, hầu hết người nghiên cứu đều có thể xây dựng quy trình phù hợp bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
      - Cần bao nhiêu thời gian và tiền bạc để thu thập các dữ liệu hiện tại ?
      - Các thông tin hữu ích về chủ đề nghiên cứu ở dạng in hay kỹ thuật số ?
      - Các thông tin quan trọng có sẵn trong công ty hay không ?
      - Liệu việc lấy survey từ nhân viên có đem lại thông tin hữu ích không ?
      - Hệ thống máy tính xử có đáp ứng được nhu cầu thu thập và xử lý dữ liệu không ?
      - Báo cáo sẽ được chuẩn bị trong nội bộ hay từ bên ngoài ?
- Thu thập thông tin ( gather information ) :
  Thông tin chủ yếu được thu thập từ hai nguồn chính là primary source và secondary source. Các thông tin có sẵn đã được đăng tải liên quan đến chủ đề nghiên cứu được gọi là secondary source trong khi các thông tin có được bằng cách tiến hành phân tích hồ sơ, quan sát và thử nghiệm thì được gọi là primary source, hay có thể coi là thông tin dạng thô. Trong trường hợp dự án nghiên cứu cần lấy thông tin từ cả secondary và primary source thì người nghiên cứu nên ưu tiên lấy thông tin từ secondary source trước.
  - - Secondary source: Khi thu thập thông tin từ nguồn này, người thu tập cần kiểm tra và đánh giá thông tin kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí về tính cập nhật, tính liên quan của thông tin đến cuộc nghiên cứu, là quan điểm cá nhân hay có được từ một cuộc nghiên cứu khác, uy tín của tác giả, thông tin có được bảo trợ không, có khuynh hướng thiên vị hay không và đặc biệt là các thông tin về vấn đề bản quyền.
    - Primary source: Trong trường hợp thông tin không có sẵn, người thực hiện thu thập thông tin cần tiến hành các phương pháp thu thập dữ liệu như làm khảo sát, nhóm tập trung, quan sát, thí nghiệm phỏng vấn cá nhân
      - Khảo sát:
        Thực hiện các khảo sát trực tiếp, qua mail, điện thoại.Các câu hỏi khảo sát nên tuân theo hướng dẫn đưới đây:
        Phát triển câu hỏi khảo sát dựa trên các yếu tố sẽ nghiên cứu
        Sắp xếp câu hỏi hợp lý
        Câu hỏi phải rõ ràng
        Chỉ hỏi thông tin cá nhân liên quan đến việc nghiên cứu
        Tránh các câu hỏi đánh vào tâm lý: Ví dụ những câu hỏi dạng như Liệu việc sắp xếp lại giờ làm có phải là ý tưởng tốt ?. Với những câu hỏi dạng này thì thường nhân viên sẽ trả lời là Có .
        Cung cấp đầy đủ các câu trả lời có thể có cho câu hỏi, nếu không thì thêm phần trả lời Other
        Tránh hướng dẫn người dùng bỏ qua, nhảy câu hỏi khi không đáp ứng điều kiện nào đó
        Chọn loại câu hỏi phù hợp
      - Nhóm tập trung (Focus group):
        Đây là một giải pháp cho các nhà nghiên cứu khi muốn thu thập các thông tin có chất lượng thay vì số lương. Một nhóm từ 6-12 người sẽ được tập trung lại để trả lời các câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều làm nên thành công của phương pháp này chính là nhờ vào việc xác định mục tiêu nghiên cứu rõ ràng, câu hỏi được chuẩn bị kỹ càng, và một người quản lý nhóm được đào tạo bài bản
      - Quan sát ( Observation )
        Tiến hành thu thập thông tin bằng cách quan sát, theo dõi các yếu tố được ghi lại về một hoạt động nào đó, kết quả có được thường khá chính xác nhưng lại phát sinh thêm chi phí cho người quan sát.
      - Thử nghiệm ( Experiments ) :
        Các cuộc thử nghiệm thường nhằm mục đích so sánh 2 hay nhiều phương pháp cùng đạt đến một mục tiêu nào đó và lựa chọn ra phương pháp tốt nhất. Thử nghiệm thì được sử dụng rộng rãi trong khoa học hơn là so với môi trường doanh nghiệp. Các cuộc thử nghiệm thường có chi phí cao, tuy nhiên, nếu được thiết kế và kiểm soát cẩn thận, các doanh nghiệp sẽ có được nhiều thông tin hữu ích từ các cuộc thử nghiệm như vậy.
      - Phỏng vấn cá nhân:
        Các cuộc phỏng vấn cá nhân thường đem lại thông tin có chất lượng khá cao. Người phỏng vấn sẽ sử dụng các câu hỏi được chuẩn bị từ trước, không thiên vị, có tính mở, được sắp xếp từ dễ đến phức tạp để hỏi người được phỏng vấn và thu thập thông tin thông qua câu trả lời cũng như các phản hồi phi ngôn ngữ khác như cử chỉ, trạng thái cảm xúc Người phỏng vấn chỉ nên nói khi cần và phải có eye contact cũng như khả năng giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể tốt, tránh gây áp lực lên người được phỏng vấn.
- Phân tích thông tin ( analyze infomation ):
  Sau khi có được những thông tin hữu ích bằng việc áp dụng các phương pháp thu thập thông tin, thông tin có được có thể sẽ chỉ ra ngay điều mà cuộc nghiên cứu muốn hay cũng có thể mất một thời gian, có khi lên đến hàng tháng, để phân tích và lấy ra được thông tin hữu ích. Các yếu tố và con số trong thông tin được thu thập được sẽ được biên dịch để toát lên ý nghĩa của chúng. Mọi thông tin có khuynh hướng thiên vị đều cần được loại bỏ bởi nó sẽ ảnh hưởng đến tính khách quan của cuộc nghiên cứu và đưa ra kết luận sai lệch.
- Xác định giải pháp ( determine solution ):
  Dựa trên việc phân tích, người thực hiện nghiên cứu có thể đề xuất một hoặc nhiều giải pháp cho vấn đề đang nghiên cứn. Các giải pháp này có thể giúp đưa ra các kết luận ( conclusions ) và đề nghị( recommendation ). Các kết luận là những suy luận được rút ra từ yếu tố thực tiễn và dựa vào những kết luận này, người nghiên cứu có thể đề đặt các đề nghị cho cuộc nghiên cứu, hay đó chính là giải pháp của cuộc nghiên cứu.
- Viết báo cáo ( Write report ):
  Báo cáo là công đoạn cuối cùng trong các bước của một dự án nghiên cứu. Việc viết báo cáo sao cho có thể trình bày một cách khoa học, dễ hiểu về kết quả báo cáo là một công đoạn rất quan trọng. Nếu như người viết báo cáo không làm cho người đọc hiểu rõ về dự án nghiên cứu thì coi như thời gian nghiên cứu và viết báo cáo trở nên công cốc. Do đó, để có thể thực hiện một báo cáo hiệu quả, phản ánh được kết quả báo cáo một cách đầy đủ, người viết báo cáo cần tuân theo các format và nguyên lý nhất định khi viết báo cáo.
Viết báo cáo dạng formal
Các báo cáo dạng formal chủ yếu được hướng đến các đối tượng là các nhân vật quản lý cấp cao trong và ngoài công ty. Một báo cáo formal thường gồm 3 phần chính: Tóm tắt sơ bộ, thân, tổng kết
- Tóm tắt sơ bộ ( Preliminary section )
  - Tiêu đề ( Title page ) :
    Bao gồm tiêu đề báo cáo, tên người viết, bộ phận và ngày nộp báo cáo. Trong trường hợp gửi báo cáo ra bên ngoài thì cần có thêm tên người hay tổ chức nhận báo cáo . Tiêu đề báo cáo phải chỉ ra được mục đích và nội dung báo cáo.
  - Thư ( letter ) hoặc thông điệp ( memo ) truyền tải:
    Mục này nhằm giới thiệu về bản báo cáo cho độc giả. Đối với độc giả là người bên ngoài công ty thì sẽ sử dụng dạng thư ( letter ) còn nếu nhắm đến người trong công ty thì sẽ dùng đến memo. Đối với những report mang tính chất trang trọng hơn thì có thể sử dụng cả Lời nói đầu ( preface ) . Thông điệp cần ngắn gọn, mang tính chất chủ quan như bình luận cá nhân hay bày tỏ quan điểm cá nhân về những vấn đề không có trong báo cáo.
  - Danh mục nội dung ( Table of contents ) :
    Hiển thị danh sách các mục trong report, kèm theo số trang. Các mục con có thể không cần số trang đi kèm. Tiêu đề các mục trong danh mục nội dung phải chính xác với tiêu đề mục trong phần nội dung.
  - Danh sách các yếu tố minh họa ( List of illustrations ) :
    Liệt kê danh sách các thành phần minh họa như hình ảnh, biểu đồ,. Danh sách này sử dụng cùng format với Danh mục nội dung nhưng sử dụng phần caption để làm tiêu đề.
  - Tổng kết ( executive summary ) :
    Là phiên bản ngắn gọn của bản báo cáo, bao gồm việc khẳng định lại nội dung các mục một cách khái quát, tập trung vào các phát hiện, kết luận và các đề nghị ( recommendation ). Mục này có thể có một số cái tên khác như summary, abstract, overview hay synopsis. Mục tổng kết này thường có độ dài chiếm khoảng 10% tổng độ dài của báo cáo và tối đa lên đến hai trang, giúp người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt nội dung bài báo cáo.
- Thân (body)
  - Giới thiệu ( Introduction ):
    Nhằm mục đích cung cấp cấp đầy đủ thông tin về mối quan tâm của cuộc nghiên cứu để người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được phạm vi nghiên cứu cũng như thứ tự của bài báo cáo. Ngoài ra, phần giới thiệu còn cung cấp một số thông tin về
    - Vấn đề được nghiên cứu
    - Mục đích cuộc nghiên cứu
    - Phạm vi nghiên cứu
    - Các tài liệu liên quan
    - Các khái niệm không quen thuộc
  - Quy trình ( Procedures ) :
    Nhằm mô tả các bước tiến hành cuộc nghiên cứu, cho phép người đọc có thể đánh giá xem mọi phương diện của vấn đề đã được nghiên cứu một cách đầy đủ hay chưa.
  - Các phát hiện ( Findings ) :
    Trình bày về các kết quả đã khám phá ra được trong quá trình nghiên cứu. Mục này cần được viết một cách thực tế và có mục đích, tránh áp đặt các ý kiến cá nhân hay giải thích.
  - Phân tích ( Analysis ) :
    Người viết report sẽ sử dụng mục này để giải thích các phát hiện phía trên dựa trên chất lượng và định lượng.Trong trường hợp một cuộc nghiên cứu tương tự cũng đã được tiến hành, người viết cũng có thể thực hiện phép so sánh với kết quả nghiên cứu đó tại đây.
  - Kết luận ( Conclusion ) :
    là phần kết luận của người nghiên cứu dựa trên các phát hiện và phân tích trước đó. Các phát hiện và phân tích phải hỗ trợ hoặc chứng minh cho luận điểm đưa ra tại phần kết luận. Trong nhiều cuộc nghiên cứu, phần kết luận này có thể là phần tổng kết cho mục phân tích phía trên.
- Mục bổ sung ( Supplementary sections )
  bao gồm các học liệu không liên quan trực tiếp đến vấn đề chính của cuộc nghiên cứu, có thể bao gồm các mục con khác như thuật ngữ, phụ lục, danh sách tham khảo
Các quy chuẩn của báo cáo dạng formal
Việc tuân theo các quy chuẩn của một bản báo cáo dạng formal rất quan trọng vì nó gây ấn tượng đầu tiên đối với người đọc và ấn tượng này chủ yếu dựa trên diện mạo của bản báo cáo. Các quy chuẩn được sinh ra để tăng khả năng đọc của người đọc, giúp họ nhanh chóng nắm bắt được nội dung. Trước khi viết báo cáo, người viết cần xem xét kỹ lưỡng các hướng dẫn về quy chuẩn của một bản báo cáo formal cũng như các quy chuẩn riêng của công ty để có thể tạo nên một bản báo cáo hoàn hảo nhất
- - Bìa ( Cover ):
    Bìa của bản báo cáo có nhiệm vụ bảo vệ các trang nội dung bên trong, do đó, bìa báo cáo thường được làm bằng chất liệu cứng, bền và nhẹ. Trên tấm bìa, người viết báo cáo nên in một số thông tin về bản báo cáo cũng như hình ảnh minh họa liên quan đến vấn đề được đề cập trong báo cáo.
  - Lề ( Margins ):
    Lề của bản báo cáo là các khoảng trắng ở 4 góc trái, phải, trên, dưới của bản báo cáo, nhằm mục đích giúp nội dung báo cáo hiển thị nổi bật hơn. Thông thường, mỗi lề có kích thước khoảng 1 inch. Trong trường hợp báo cáo được đóng lề trái thì kích thước lề trái là 1.5 inch, đóng lề trên thì kích thước lề trên là 2 inch để tránh bị che mất nội dung.
  - Khoảng cách ( Spacing ):
    Nên sử dụng một khoảng cách ( 1 dấu space ) giữa các dòng trong báo cáo và 2 dấu cách giữa hai đoạn. Trong trường hợp dùng 2 dấu cách giữa các dòng thì đầu đoạn nên lùi vào 1.5 inch so với lề trái và không cách giữa các đoạn
  - Đầu mục ( Heading ) :
    Các đầu mục được định dạng một cáchphù hợp giúp người dùng nhanh chóng điều hướng giữa các mục trong báo cáo và bỏ qua các mục không quan tâm một cách dễ dàng. Các đầu mục có thể ở một trong hai dạng: Đầu mục thông tin ( informative heading ) và đầu mục cấu trúc ( structural heading ). Người viết báo cáo chỉ nên lựa chọn một loại đầu mục và sử dụng xuyên suốt bản báo cáo.
    - Đầu mục thông tin:Nội dung đầu mục của dạng này sẽ nói lên nội dung mà mục đó hướng đến. Ví dự như THÁI ĐỘ CỦA NGƯỜI DÙNG VỚI CÁC QUẢNG CÁO DẠNG POP-UP
    - Đầu mục cấu trúc: Đầu mục dạng này được đặt tên theo chức năng của mục thay vì thể hiện nội dung. Ví dụ như Các phát hiện.
    Cách các đầu mục được định dạng và hiển thị thường rất đa dạng, phụ thuộc vào phong cách của mỗi công ty. Tuy vậy, dù cho sử dụng phong cách nào đi nữa thì tính thống nhất về phong cách của các đầu mục rất quan trọng. Các đầu mục thường được chia ra làm đầu mục chính, đầu mục phụ cấp 2, đầu mục phụ cấp 3. và các đầu mục thuộc mỗi nhóm đều phải được áp dụng phong cách giống nhau để giữ tính thống nhất trong toàn bộ bản báo cáo.
  - Chú thích hay trích dẫn ( Footnotes hay Citations ):
    Phần chú thích nhằm mục đích dẫn lại các nguồn thông tin được thu thập từ bên ngoài. Cách thể hiện truyền thống của phần chú thích là đánh số ở đoạn thông tin được trích dẫn và chú thích cụ thể về nguồn thông tin tương ứng với số được đánh ở cuối trang, ngăn cách bởi một dấu gạch ngang dài 1 đến 2 inch.
    Footnote
    Một cách khác để trích dẫn nguồn thông tin đó là viết nguồn tin vào trong dấu ngoặc đơn, đặt trước dấu chấm câu của dòng thông tin trích dẫn.
  - Đánh số trang ( Page numbers ):
    Việc đánh số trang giúp người đọc có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin mà không mất thời gian đọc tuần tự. Các trang trước phần thân của báo cáo nên đánh bằng số la mã, còn các trang nằm trong phần thân thì nên đánh bằng số bình thường. Đối với các báo cáo ngắn không quá hai trang thì người viết không cần đánh số

Video liên quan

Tags: Hỏi Đáp Là gì

إرسال تعليق (0)